Als buchführungspflichtiger Gewerbetreibender müssen Sie - sofern Sie Bargeschäfte tätigen - unter anderem ein Kassenbuch führen. In diesem Kassenbuchmüssen Sie die Einnahmen und Ausgaben festhalten. Sofern Sie wegen der Größe des Betriebs oder als Freiberufler nicht Buchführungspflichtig sind, aber freiwillig Bücher führen, gelten für Sie dieselben Verpflichtungen. Bei der Führung der Kasse müssen Sie bestimmte Formalien einhalten, damit das Kassenbuch vom Fiskus anerkannt wird.

Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollten ziemlich zeitnah festgehalten werden. Im Ergebnis muss der Unternehmer selbst täglich den tatsächlichen Kassenbestand feststellen und mit dem Sollbestand nach seinen Aufzeichnungen abgleichen. Es besteht also eine tägliche Kassensturzpflicht.

Eine Ausnahme von der täglichen Aufzeichnungspflicht besteht beispielsweise, wenn der Umsatz der Bargeschäfte nur gering ist. Im Einzelfall kann die Aufzeichnung auch am Morgen des Folgetags erlaubt sein.

Kommt der Unternehmer dieser Verpflichtung nicht nach, weist das Kassenbuch einen schweren Mangel auf, der die Finanzverwaltung dazu berechtigt, die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen.

Indizien dafür, dass der Kassenbestand nicht täglich aufgenommen wurde, sind:

• Die täglichen Kassenberichte weisen ein gleichmäßiges Schriftbild auf und sind mit demselben Stift geschrieben, also eventuell nachträglich erstellt.
• Die Einzelbelege sind nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst.
• Der Kassenbestand ist zeitweise negativ.

Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge muss der Unternehmer unmittelbar aufklären. Insbesondere muss er Diebstähle und Unterschlagungen durch Mitarbeiter oder Ähnliches zeitnah festhalten und die notwendigen Konsequenzen (beispielweise Abmahnung oder Kündigung des Mitarbeiters, Strafanzeigen) ziehen. Deckt eine Betriebsprüfung die Fehler erst Jahre später auf, ist die Berufung auf solche Vorgänge oft weder glaubhaft noch belegbar, wenn damals keine weiteren Schritte unternommen wurden.

Die Führung der Kassen sollten Unternehmer in einer Organisations- oder Arbeitsanweisung verbindlich regeln. Diese sollte beispielsweise beinhalten

• die verantwortlichen Personen,
• wann eine Bestandsaufnahme und
• wann Auswertungen durchgeführt werden,
• an wen die Kasse übergeben werden,
• wie bei Falschgeld und Nicht-Euro-Beträgen zu verfahren ist,
• wo das eingenommene Bargeld aufbewahrt wird und
• welche Sonderregeln für Schecks gelten.

Beim Einzelhandel verzichtet der Fiskus auf eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Dagegen sieht es der Fiskus als zumutbar an, Einzelaufwendungen über die Identität vorzunehmen, wenn es sich um die Annahme von Bargeld im Wert von 15.000,- € und mehr handelt.

Eine bestimmte Form ist für das Kassenbuch nicht vorgeschrieben. Ausreichend ist grundsätzlich eine geordnete Ablage der Belege, wenn die Einnahmen und Ausgaben beweissicher und dauerhaft so archiviert werden, dass der Kassensturz, also die Abstimmung zwischen dem Sollbestand des Kassenbuchs und dem Istbestand der Barkasse, jederzeit möglich ist.

Nachfolgend sehen Sie drei mögliche Kassenbuchführungen.

Buchführungspflichtige Unternehmer sind also grundsätzlich zur ordnungsgemäßen Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Eine lose Belegsammlung vorzuhalten, genügt nicht. Im Kassenbuch müssen - korrespondierend zu täglichen Kassensturzverpflichtung - täglich auch eigenhändig aufgezeichnet werden:

• Betriebseinnahmen
• Betriebsausgaben
• Privatentnahmen
• Privateinlagen

Die Tageseinnahmen berechnen sich nach folgendem Schema:

Beispiel:

Der Einzelhändler X führt ein handschriftliches Kassenbuch. Aus diesem ergibt sich für den 15.01. ein Kassenendbestand in Höhe von 2.250,- €. Der Kassenendbestand des Vortages beläuft sich auf 1.350,- €. An Ausgaben sind am 15.01. 266,- € angefallen.
Die Tageseinnahmen von X ermitteln sich wie folgt:

Kassenendbestand                                                     2.250,- €

Kassenendbestand des Vortags                            - 1.350,- €

Ausgaben                                                                 +    266,- €
                                                                               --------------------
Tageseinnahmen                                                        1.166,- €

Entscheidend für die Richtigkeit der Aufzeichnungen ist Folgendes:

Es sollte zunächst immer ein manueller Kassensturz durchgeführt werden. Damit ist der tatsächliche Kassenendbestand des Tages festgestellt.

Über die Hinzurechnungen und Kürzungen sind die Tageseinnahmen rechnerisch zu ermitteln. Das Ergebnis muss sich - bei ordnungsgemäßer Kassenbuchführung - mit den Einzelbelegen decken.

Der tatsächliche Kassenendbestand sollte sich außerdem mit dem rechnerisch ermittelten decken. Bei Differenzen ist immer der tatsächliche Kassenbestand maßgeblich. Die Kasse muss stimmen, das heißt, Differenzen sind aufzuklären.

Eine zusätzliche regelmäßige Verprobung gelingt beispielweise, indem zum Kassenbestand am Wochenende die Einzahlungen einer gesamten Geschäftswoche addiert werden. Das Ergebnis zeigt dann den verfügbaren Betrag. Hiervon abgezogen werden die wöchentlichen Auszahlungen. Ergibt diese turnusmäßige Berechnung einen negativen Endsaldo, wurde das Kassenbuch nicht täglich aktualisiert und um Fehler bereinigt.

Beim Geldtransfer von oder zu den Banken ist darauf zu achten, dass die Transaktionen im Kassenbuch mit demjenigen Datum festgehalten werden, an dem diese tatsächlich erfolgt sind - also unabhängig  von der Wertstellung durch die Bank. Für die Richtigkeit der zeitlichen Reihenfolge sollte man auf Uhrzeit der Transaktionen achten (beispielweise zu Beginn oder am Ende eines Geschäftstags) und einen entsprechenden Eintrag im Kassenbuch vornehmen.

Insbesondere beim Einsatz elektronischer Kassensysteme oder Registrierkassen muss darauf geachtet werden, eine solche Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Sind die Tagesberichte in der Kasse falsch, kann das Finanzamt die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und Hinzuschätzungen vornehmen. Dies gilt auch bei erheblichen Rechenfehlern. Auch zahlreiche nachträgliche Änderungen im Kassenbuch (beispielweise Streichungen und Korrekturen mit Tipp-Ex) können Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit rechtfertigen.

Ansonsten droht unter Umständen eine zu Schätzung durch das Finanzamt. Der Verdacht auf Schwarzeinnahmen und die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens liegen nahe.

Die Gesamtaufstellung der Einnahmen in den täglichen Kassenberichten genügt jedoch noch nicht für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Die dort ausgewiesenen Tageseinnahmen müssen auch mit den einzelnen Aufzeichnungen von Ausgaben und Entnahmen (sogenannten Einzelaufzeichnungen) übereinstimmen. Dementsprechend müssen den Tagesberichten die Einzelbelege (Quittungen, Rechnungen etc.) beigefügt werden. Es gilt der Grundsatz: pro Buchung ein Beleg.

Hinweis

Die Belegpflicht gilt auf für Privateinlagen und -entnahmen, de über sogenannte  Eigenbelege aufgezeichnet werden. Das Fehlen solcher durch den Unternehmer selbstausgestellter Belege ist ebenfalls ein schwerwiegender Mangel des Kassenbuchs.

Gefährlich ist auch die Rundung der Tageseinnahmen im Kassenbericht auf volle Eurobeträge. Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung erfordert die Cent genaue Aufzeichnung.

Bei der Nutzung von elektronischen Kassenbüchern (Computerprogrammen) zur Kassenführung besteht die Gefahr, dass der Fiskus diese nicht anerkennt, weil Änderungen vorgenommen werden können, die nachträglich nicht mehr erkennbar sind. Daher gelten die gleichen Grundsätze wie bei der Führung elektronischer Fahrtenbücher. Ein Computerprogramm, bei dem eine nachträgliche Änderung des Kassenbuchs ausgeschlossen ist oder aber gekennzeichnet wird, reicht bereits aus. Insbesondere die Verwendung von Excel-Listen, bei denen eine Veränderung ohne Kennzeichnung jederzeit möglich ist, genügt diesen Anforderungen nicht!

Die Finanzverwaltung hat für elektronische Aufzeichnungen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entwickelt (BMF-Schreiben v. 16.07.1995 - IV D 2 - S 0316 - 136/01,BStBI I, 415). Ferner hat das Bundesfinanzministerium ein ergänzendes Schreiben zur Aufbewahrung der erfassten Geschäftsvorfälle veröffentlicht (BMF-Schreiben v. 26.11.2010- IV A 4 - S 0316/08/10004-07, BStBI I, 1342)

Elektronische Registrierkassen haben zur Unterscheidung der Umsätze, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, verschiedene Speicher. Hier erfolgt die Kassenbuchführung durch die Registrierkasse und nicht mehr durch den Unternehmer selbst (weder manuell noch elektronisch).

Es gibt zwei Typen von Registrierkassen, nämlich

• PC-Kassen oder PC-gestützte Kassensysteme und
• elektronische Registrierkassen.

Während elektronische Registrierkassen in der Regel auf herstellerspezifischen Betriebssystemen basieren und oft nur ein flüchtiges Speichermedium. Die Differenzierung nach den Kassentypen ist vor allem für die Aufbewahrungspflichten von Bedeutung, die im nächsten Kapitel dargestellt werden.

Bei Registrierkassen müssen alle Einnahmen und Ausgaben des Tages über die Kasse erfasst werden. Jeden Tag müssen - anstelle von täglichen manuellen Kassenberichten - der Gesamtkassenstreifen und der sogenannte Z-Bon als Tagesabschluss ausgedruckt werden. Beim Z-Bon handelt es sich um den Ausdruck des sogenannten Nullstellenzählers, der zwecks Überprüfung  der Vollständigkeit der Kassenberichte mit einer fortlaufenden Z-Nummer versehen ist. Darauf müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Datum und Uhrzeit des Ausdrucks
• Automatische Durchnummerierung
• Name des Unternehmers
• Bruttotageseinnahmen differenziert nach Steuersätzen (7% und 19%)
• Stornierung und Löschungshinweise des Tagesspeichers

Für eine Ordnungsgemäße Kassenbuchführung dürfen die Stornierungen nicht verrechnet, sondern müsse gesondert dargestellt werden. Das Fehlen von Stornobuchungen widerspricht nach Ansicht der Finanzgerichte der allgemeinen Lebenserfahrung, nach der schon an einem einzigen Tag, erst recht aber i Laufe eines Monats, Eingabefehler passieren. Dies gilt zumindest dann, wenn man überwiegend mit ungelernten Aushilfskräften (beispielweise in der Gastronomie) arbeitet. Eine "zu saubere" Buchhaltung kann ebenfalls ein Indiz für unrichtige Auszeichnungen sein.

Hinweis

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Date - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - im Gerät nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Die konkreten Einsatzorte und -Zeiträume der Registrierkassen sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt  werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungs- und Programmieranleitung sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (beispielweise ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren, EC-Cash..) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- oder Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Auch beim Einsatz von Registrierkassen gilt selbstverständlich: Ergeben sich Differenzen zum tatsächlichen Kassenbestand, müssen die Ursachen zeitnah aufgeklärt und durch handschriftliche Vermerke dokumentiert werden (beispielweise bei der Änderung der Kassenprogrammierung). Maßgeblich ist hier der tatsächliche Kassenbestand und nicht der rechnerische. Gegeben falls ist das Ergebnis der Kassenauszählung über ein sogenanntes Zählprotokoll aufzuzeichnen, das archiviert werden sollte, um es dem Finanzamt oder einem Betriebsprüfer jederzeit vorlegen zu können.

Kommen die Unstimmigkeiten bei einer Betriebsprüfung Jahre später auf den Tisch, sind die Gründe oftmals nur noch schwer zu rekonstruieren und vor allen Dingen nicht ohne weiteres zu belegen.

Hinweis

Schutz vor Datenverlust durch Defekte oder Stromausfall bieten regelmäßige Speicherausdrucke. Mit deren Hilfe können die Tagesumsätze notfalls nachgewiesen werden. Auch wiederholte Sicherungskopien schützen von endgültigem Datenverlust.

Bei Aufbewahrungspflichten unterteilen wir diese in die Allgemeinen Aufbewahrungsplichten und die Aufbewahrungspflichten bei Nutzung einer elektronischen Kasse.

Grundsätzlich sind neben den täglichen Kassenberichten auch alle Einzelbelege aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.

Werden die nachstehenden Unterlagen aufbewahrt, geht der Fiskus beim Einsatz elektronischer Registrierkassen bislang im Regelfall davon aus, dass die "Gewähr der Vollständigkeit" erfüllt ist und Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons usw. ausnahmsweise nicht aufbewahrt werden müssen. Aufbewahrt werden müssen:

• mit Hilfe von Registrierkassen erstellte Rechnungen,
• zur Kasse gehörende Organisationsunterlagen (insbesondere Bedienungs- und Programmieranleitung)
• Tagesendsummen mit Ausdruck des Nullstellenzählers (Z-Bon), Retouren Entnahmen sowie Zahlungswege (Kredit, Bar, Scheck)
• alle weiteren beim Tagesabschluss abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (beispielweise betriebswirtschaftliche Auswertungen)

Hinweis

Als Faustformel gilt: Alles, was die Kasse am Abend beim Kassenabschluss "auswirft", muss aufbewahrt werden.

Des Weiteren muss die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder programmierte Kontrollen sichergestellt werden.

Hinweis

Wird der Z-Bon auf Thermopapier ausgedruckt, muss der Unternehmer die dauerhafte Lesbarkeit des Dokuments durch Kopien sicherstellen. Zusätzlich muss er auf die Aufbewahrung des Originalbelegs achten!

Seit dem 01.01.2002 sind Unternehmen verpflichtet, Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar auf zu bewahren. Die Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den Grundsätzen ordnungsgemäßer EDV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Genügt ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise, beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn es längstens bis zum 31.12.2016 eingesetzt wird. Das setzt aber voraus, dass Betroffene technische mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durchführen, um die konkreten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die ehemaligen Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 (IV A 8 - S 0310 - 5/95, BStBI I, 34) weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

Insbesondere muss der Unternehmer dafür Sorge tragen, dass die Kassendaten sowie die notwendigen Strukturinformationen der Finanzverwaltung in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden können. Das Einlesen der Daten muss ohne Installation zusätzlicher Software über IDEA und Smart X hinaus möglich sein.

Hinweis

Eine Sonderregelung gilt für sogenannte Kleinbetragsrechnungen (bis 150,- €). Hier genügt nach wie vor die Aufbewahrung des Tagesendsummenbons einschließlich des Z-Bons. Ein Rechnungsdoppel muss auch nicht aufbewahrt werden. Soweit die Grenze von 150,- € jedoch überschritten ist, bleibt der leistende Unternehmer zur Aufbewahrung des Doppels der erteilten Rechnung verpflichtet.

Wird beim Jahresabschluss Inventur gemacht, gehört hierzu auch die Erfassung des Kassenbestands am Bilanzstichtag. Das umfasst:

• Haupt- und Nebenkassen,
• das Bargeld in Automaten,
• ausländische Devisen und
• nicht verbrauchte Briefmarken

Hierbei handelt es sich um den Bestand, der erst zur Zahlungsmittelverwendung für künftige Leistungen gebraucht wird. Daher können die Beiträge in der Bilanz neben Kassenbestand auch unter den sonstige Vermögensgegenständen bilanziert werden.

Da die Bewertung zum Nennwert erfolgt und auch Bestände in ausländischer Währung  mit den Anschaffungskosten zu bewerten sind, kann eine Teilwert-AfA erfolgen, sollte der Kurs am Bilanzstichtag unter den Anschaffungskosten liegen. Bei Finanzanlagen können außerplanmäßige Abschreibungen auch bei voraussichtlich nicht dauernder Wertminderung vorgenommen werden (§ 253 Abs. 3 HGB).

Macht ein Gewerbetreibender keine Kassenbuchaufzeichnungen, besteht ein Mangel. Gleiches gilt, wenn er die Bareinnahmen und -ausgaben nicht zeitnah verbucht oder fehler- oder lückenhaft erfasst.

Als Folge kann der Fiskus die Kassenbuchführung ganz oder teils verwerfen und eine entsprechende Hinzuschätzung von Einnahmen zu Lasten des Unternehmers vornehmen. Dies kann zur Nachzahlung von Umsatz-, Körperschaft-, Einkommen- oder Gewerbesteuer führen. Auch kann das Finanzamt Zwangsmittel von bis zu 25.000,- € einsetze, um die Durchführung zu erzwingen.

Unter Umständen kann sogar eine leichtfertige Steuerverkürzung oder -hinterziehung angenommen werden, wenn der Verdacht besteht, dass beispielsweise Einnahmen vorsätzlich oder leichtfertig nicht versteuert wurden.

Fehler in der Kassenbuchführung lassen sich oft verhältnismäßig einfach feststellen. Deshalb richten die Prüfer ihr Augenmerk insbesondere auf die Monats- und Jahresenden. Denn zu diesen Zeiten erfolgen häufig Korrekturbuchungen, um betrügerische Schwarzgeldgeschäfte zu verdecken (beispielsweise Barentnahmen zur Anpassung eines zu hohen Kassenbestands oder nachträgliche Buchung angeblicher Kassenfehlbeträge über Diebstähle).

Hinweis

Nur die sachliche Unrichtigkeit der Buchführung  kann eine Schätzung rechtfertigen. Ein Verstoß gegen die formelle Ordnungsgemäßheit allein genügt nicht. Ist die Buchführung sachlich richtig, scheidet eine Schätzung also aus - und zwar auch dann, wenn die Buchführung formelle Mängel aufweist - .